Assistante De Direction

Tertiary Sector Of Industry (Service Industry)

Vacancy

1

Job Type

Full Time

Responsibilities

MISSION

Vous aurez pour mission principale d’assister le Directeur Général dans tous les aspects liés à sa fonction afin d’être plus efficace dans sa gestion au quotidien, d’assurer l’interface entre tous les interlocuteurs internes et externes avec le Directeur Général. A ce titre, vous aurez pour :

ACTIVITES PRINCIPALES

    o   Assurer la gestion administrative

· Préparer et rédiger tous les courriers émanant du Directeur Général ;

· Accueillir, informer et diriger les visiteurs ;

· Réceptionner, enregistrer et faire le tri des courriers arrivés et transmettre les dossiers essentiels au directeur général ;

· Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques à transmettre au directeur général ;

· Organiser l’agenda en prenant les rendez-vous ;

· Organiser les voyages et déplacements du Directeur Général en faisant les demandes de visas, réservations d’hôtels, billets d’avion et location de véhicule ;

· Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;

· Gérer le stock mis à disposition ;

· Faire un suivi des dossiers dont il ou elle a connaissance ;

· Veiller à l’entretien journalier des locaux de la direction générale.

    o   Organiser les réunions de la direction

· Apprêter la salle pour les tenues de réunions ;

· Convoquer par mail ou par voie téléphonique les différents participants ;

· Mettre à la disposition des participants le matériel nécessaire à la tenue de la réunion ;

· Participer si possible à certaines réunions ;

· Rédiger et mettre à disposition des participants les PV.

     o   Assurer la gestion des courriers arrivée

· Réceptionner et enregistrer tous les courriers arrivés ;

· Effectuer le tri et transmettre au directeur général les courriers essentiels ;

· Effectuer l’archivage des courriers ;

· Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité.

     o   Gérer la communication interne de la direction générale

· Gérer l’interface avec les fournisseurs, clients et autres institutions ;

· Gérer l’interface avec les collaborateurs du directeur général.

     o   Coordonner les activités des agents placés sous sa responsabilité

·  chauffeurs, technicien de surface.

ACTIVITES EVENTUELLES

- Participer à des activités à l’extérieur mais en lien avec l’entreprise, notamment des réunions ; déjeuners et évènements.

Educational Requirements

Bac +2/3 : BTS ou DUT Assistanat de Direction, Secrétariat (Gestion des Entreprises et Administrations),  la licence droit ou économie, le master pro Gestion.                                                                  

Experience Requirements

5 ans d'expérience dans la fonction.

Additional Requirements

 CONTRAINTES

· Horaires réguliers, avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations du service ;

· Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;

· Disponibilité vis-à-vis du directeur général.

    o   Compétences techniques

· Maîtriser tous les supports de communication et bureautique : téléphone, Word, Excel, Powerpoint, Internet et e-mails ;

· Maitriser des outils informatiques (Tableur, logiciel de paie) ;

· Maîtriser aussi bien la langue française écrit que de l’anglais écrit et oral ;

· Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;

· Bonnes capacités rédactionnelles ;

· Connaissance des techniques de numérisation des documents.

    o   Aptitudes et traits caractériels

· Capacité de restitution, d’écoute, d’analyse, de synthèse ;

· Accueillante ;

· Avoir le sens des priorités ;

·  Faire preuve de réactivité, d’esprit d’initiative, d’une grande capacité d’adaptation, de résistance au stress et à la pression, et surtout de méthode et d’organisation ;

· Sens de la discrétion et de la confidentialité, Ouverture d’esprit, sens de la diplomatie ;

· Rigueur, Aisance relationnelle ;

· Polyvalence, réactivité et adaptabilité.

Compensation And Other Benefits

Selon la position du poste dans l'organigramme.

Job Location

Abidjan, Abidjan, Côte d’Ivoire