Assistante De Direction

Secondary Sector Of Industry (Manufacturing And Construction)

Vacancy

2

Job Type

Full Time

Responsibilities

Notre client, entreprise industrielle ivoirienne de plus de 20 ans dans le secteur de la plasturgie recrute : Assistante de Direction

MISSION 

 

Vous aurez pour mission principale d’assister le Directeur Général dans tous les aspects liés à sa fonction afin d’être plus efficace dans sa gestion au quotidien, d’assurer l’interface entre tous les interlocuteurs internes et externes avec le Directeur Général. A ce titre, vous aurez pour : 

ACTIVITES PRINCIPALES 

o Assurer la gestion administrative 

 _Préparer et rédiger tous les courriers émanant du Directeur Général 

 _Accueillir, informer et diriger les visiteurs ; 

 _Réceptionner, enregistrer et faire le tri des courriers arrivés et transmettre les dossiers essentiels au directeur général 

 _Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques à transmettre au directeur général ; 

 _Organiser l’agenda en prenant les rendez-vous ; 

 _Organiser les voyages et déplacements du Directeur Général en faisant les demandes de visas, réservations d’hôtels, billets d’avion et location de véhicule 

 _Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ; 

 _Gérer le stock mis à disposition ; 

 _Faire un suivi des dossiers dont il ou elle a connaissance ; 

 _Veiller à l’entretien journalier des locaux de la direction générale. 

 

o Organiser les réunions de la direction 

 _Apprêter la salle pour les tenues de réunions ; 

 _Convoquer par mail ou par voie téléphonique les différents participants 

 _Mettre à la disposition des participants le matériel nécessaire à la tenue de la réunion ; 

 _Participer si possible à certaines réunions ; 

 _Rédiger et mettre à disposition des participants les PV. 

 

o Assurer la gestion des courriers arrivée 

 _Réceptionner et enregistrer tous les courriers arrivés ; 

 _Effectuer le tri et transmettre au directeur général les courriers essentiels ; 

 _Effectuer l’archivage des courriers ; 

 _Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité. 

 

o Gérer la communication interne de la direction générale 

 _Gérer l’interface avec les fournisseurs, clients et autres institutions 

 _Gérer l’interface avec les collaborateurs du directeur général. 

 

o Coordonner les activités des agents placés sous sa responsabilité 

 _chauffeurs, technicien de surface 

Educational Requirements

Niveau de formation : Bac +2/3 : BTS ou DUT Assistanat de Direction, Secrétariat (Gestion des Entreprises et Administrations), la licence droit ou économie, le master pro Gestion. 

Experience Requirements

Expérience professionnelle requise : 5 ans d'expérience dans la fonction. 

Additional Requirements

DIPLÔMES/PRINCIPALES COMPÉTENCES 

 

o Compétences techniques 

 

 _Maîtriser tous les supports de communication et bureautique : téléphone, Word, Excel, Powerpoint, Internet et e-mails ; 

 _Maitriser des outils informatiques (Tableur, logiciel de paie) ; 

 _Maîtriser aussi bien la langue française écrit que de l’anglais écrit et oral ; 

 _Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ; 

 _Bonnes capacités rédactionnelles ; 

 _Connaissance des techniques de numérisation des documents. 

 

o Aptitudes et traits caractériels 

 

 _Capacité de restitution, d’écoute, d’analyse, de synthèse ; 

 _Accueillante ; 

 _Avoir le sens des priorités ; 

 _Faire preuve de réactivité, d’esprit d’initiative, d’une grande capacité d’adaptation, de résistance au stress et à la pression, et surtout de méthode et d’organisation ; 

 _Sens de la discrétion et de la confidentialité, Ouverture d’esprit, sens de la diplomatie ; 

 _Rigueur, Aisance relationnelle ; 

 _Polyvalence, réactivité et adaptabilité. 

Compensation And Other Benefits

À discuter lors des entretiens.

Job Location

Abidjan, Abidjan, Côte d’Ivoire