Assistant-E De Direction (Corporate Assistant)

Marketing

Vacancy

1

Job Type

Contract

Responsibilities

Notre client, entreprise mondiale de diffusion et de médias numériques, recrute une Assistante de Direction pour la gestion des activités administratives et organisationnelles de l'entreprise

LES MISSIONS DU POSTE

 

Mission principale, finalité du poste

 

L'assistant(e) de direction accompagne la direction générale, le chef de service ou un cadre décisionnaire afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, vous êtes la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités administratives et organisationnelles de l'entreprise.

 

Tâches principales

 

a-      Organisation des agendas

 

-       Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du DG et des chefs de département (prise de RDV, courriers, e-mails, etc.).

-       Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.

-       Accueillir physiquement les rendez-vous et les diriger.

-       Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques, etc.).

-       Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du DG ou des chefs de département (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, etc.).

-       Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers qui vous seront confiés.

 

b-     Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation

 

-       Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter que les informations essentielles.

-       Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.

-       Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).

-       Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.

-       Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de votre travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

-       Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting, etc.).

-       Gérer les notes de frais du Directeur Général.

-       Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

 

c-      Communication

 

-       Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus, etc.).

-       Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de votre DG ou des Chefs de département).

-       Autres projets/tâches assignés dans l'intérêt général de l'entreprise.

 

Educational Requirements

BAC+3

Experience Requirements

3 ANS 

Additional Requirements

COMPETENCES REQUISES - Profil du poste

 

Les "Savoir-faire"

 

-       Maîtrise des outils informatiques et de gestion d'entreprise (PowerPoint, Excel, Word, Lucca).

-       Capacité à gérer plusieurs activités différentes.

-       Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, etc.).

-       Connaissances en gestion administrative.

-       Connaissance des normes rédactionnelles.

-       Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie).

-       Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation.

-       Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire.

-       Maîtrise de l'organisation d'événements.

-       Langues : Anglais courant indispensable.

 

Les "Savoir-être"

 

-       Dynamisme.

-       Esprit d'initiative.

-       Discrétion.

-       Organisation et rigueur.

-       Polyvalence.

-       Réactivité et autonomie.

-       Esprit de synthèse et d'analyse.

-       Aisance relationnelle.

-       Esprit d'équipe.

-       Capacités rédactionnelles.

-       Sens de l'écoute et de la communication.

-       Disponibilité.

-       Résistance au stress.

-       Capacité à prioriser.

-       Capacité d'adaptation.

-       Travail en mode projet.

Compensation And Other Benefits

TYPE DE CONTRAT : CDI 

Job Location

abidjan, abidjan,