Office Manager

Commerce De Gros Et De Détail & E-Commerce

Nombre de postes vacants

1

Type d'emploi

À temps plein

Responsabilités

L'Office Manager est chargé(e) de superviser et de coordonner les activités administratives et opérationnelles de bureau pour assurer un fonctionnement efficace et harmonieux de l'entreprise. Il/Elle joue un rôle clé dans la gestion des installations, des ressources humaines, de la logistique et de la communication interne.

Responsabilités :

1. Gestion Administrative :

   • Assurer la gestion quotidienne des tâches administratives telles que la gestion du courrier, la réception des appels, la rédaction de documents et la tenue des dossiers.
   • Superviser les processus de classement, d'archivage et de gestion de l'information pour garantir leur accessibilité et leur confidentialité.

2. Gestion des Ressources Humaines :

   • Participer au processus de recrutement et d'intégration des nouveaux employés.
   • Gérer les plannings du personnel, les congés et les absences, et assurer le suivi des heures de travail.

3. Gestion de l'Infrastructure :

   • Assurer le bon fonctionnement des installations, de l'équipement et des fournitures de bureau.
   • Coordonner les travaux de maintenance et de réparation nécessaires pour garantir la sécurité et le confort des employés.

4. Gestion de la Logistique :

   • Organiser les déplacements professionnels, les réservations d'hébergement et les services de transport pour les employés et les visiteurs.
   • Gérer les stocks de fournitures de bureau et passer des commandes auprès des fournisseurs selon les besoins.

5. Communication Interne :

   • Faciliter la communication interne en assurant la diffusion d'informations pertinentes aux employés.
   • Organiser des réunions d'équipe, des événements internes et des formations selon les directives de la direction.

6. Gestion des Relations Externes :

   • Être le point de contact principal pour les fournisseurs, les prestataires de services et les partenaires externes.
   • Négocier les contrats et les accords de service et assurer le suivi des engagements pris.

7. Soutien à la Direction :

   • Fournir un soutien administratif à la direction et assister dans la préparation de rapports, de présentations et de documents officiels.
   • Effectuer des tâches spécifiques assignées par la direction pour contribuer au bon fonctionnement de l'entreprise.

Exigences scolaires

• Diplôme en administration des affaires, gestion des ressources humaines, secrétariat ou domaine équivalent (niveau Bac+2 à Bac+5).

Expérience requise

• Expérience professionnelle dans un poste similaire ou dans le domaine de l'administration (au moins 2 à 3 ans).
• Certification en gestion administrative ou en gestion des ressources humaines est un atout.

Exigences supplémentaires

• Organisationnelles :

  • Excellentes compétences en gestion du temps et en planification.
  • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.

• Relationnelles :

  • Fortes compétences en communication écrite et orale.
  • Capacité à travailler en équipe et à établir des relations interpersonnelles positives.

• Techniques :

  • Maîtrise des outils informatiques de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
  • Connaissance des logiciels de gestion des ressources humaines et de la gestion de projet est un plus.

Rémunération et autres avantages

• Poste basé dans les locaux de l'entreprise avec des horaires de travail standard.
• Salaire compétitif et avantages sociaux à négocier selon l'expérience et les qualifications.

Lieu de travail

Abidjan, Abidjan,