Assistante De Direction

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Number of vacancies

1

Job type

Full Time

Responsibilities

MISSION

Vous aurez pour mission principale d’assister le Directeur Général dans tous les aspects liés à sa fonction afin d’être plus efficace dans sa gestion au quotidien, d’assurer l’interface entre tous les interlocuteurs internes et externes avec le Directeur Général. A ce titre, vous aurez pour:

ACTIVITES PRINCIPALES

Assurer la gestion administrative

Préparer et rédiger tous les courriers émanant du Directeur Général ;

Accueillir, informer et diriger les visiteurs ;

Réceptionner, enregistrer et faire le tri des courriers arrivés et transmettre les dossiers essentiels au directeur général ;

Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques à transmettre au directeur général ;

Organiser l’agenda en prenant les rendez-vous ;

Organiser les voyages et déplacements du Directeur Général en faisant les demandes de visas, réservations d’hôtels, billets d’avion et location de véhicule ;

Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;

Gérer le stock mis à disposition ;

Faire un suivi des dossiers dont il ou elle a connaissance ;

Veiller à l’entretien journalier des locaux de la direction générale.

    

Organiser les réunions de la direction

Apprêter la salle pour les tenues de réunions ;

Convoquer par mail ou par voie téléphonique les différents participants ;

Mettre à la disposition des participants le matériel nécessaire à la tenue de la réunion ;

Participer si possible à certaines réunions ;

Rédiger et mettre à disposition des participants les PV.

 

Assurer la gestion des courriers arrivée

Réceptionner et enregistrer tous les courriers arrivés ;

Effectuer le tri et transmettre au directeur général les courriers essentiels ;

Effectuer l’archivage des courriers ;

Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité.

 

Gérer la communication interne de la direction générale

Gérer l’interface avec les fournisseurs, clients et autres institutions ;

Gérer l’interface avec les collaborateurs du directeur général.

Educational requirements

Bac +2/3: BTS ou DUT Assistanat de Direction, Secrétariat (Gestion des Entreprises et Administrations),  la licence droit ou économie, le master pro 

Experience requirements

5 ans d'expérience dans la fonction.

Additional requirements

CONTRAINTES

·       Horaires réguliers, avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations du service ;

·       Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;

·       Disponibilité vis-à-vis du directeur général.

Compétences techniques

·       Maîtriser tous les supports de communication et bureautique: téléphone, Word, Excel, Powerpoint, Internet et e-mails;

·       Maitriser des outils informatiques (Tableur, logiciel de paie);

·       Maîtriser aussi bien la langue française écrit que de l’anglais écrit et oral;

·       Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat;

·       Bonnes capacités rédactionnelles ;

·       Connaissance des techniques de numérisation des documents.

Job Location

Douala, Cameroon